Ngày nay, trên khắp các ngành nghề và doanh nghiệp ở mọi quy mô, con người đang sử dụng AI để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn, giúp các nhóm có thêm thời gian tập trung vào những công việc chiến lược có giá trị hơn. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs) đang dẫn đầu xu hướng này, tận dụng Microsoft 365 Copilot để tinh giản quy trình làm việc, nâng cao năng suất và thúc đẩy tăng trưởng. Cách tiếp cận linh hoạt, sáng tạo và thực tiễn của họ mang đến những ví dụ dễ áp dụng về việc triển khai AI mà các doanh nghiệp ở mọi quy mô có thể học hỏi.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể khác với các công ty lớn về quy mô và phạm vi, nhưng thành công của họ đến từ chiến lược chứ không phải từ quy mô, từ đó đưa ra những phương pháp mà nhiều doanh nghiệp có thể áp dụng và học hỏi. Hơn nữa, họ còn cho thấy Copilot có thể linh hoạt mở rộng để đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh khác nhau, mang đến một hướng dẫn thực tiễn cho việc ứng dụng—dù bạn là một startup, một doanh nghiệp đang phát triển hay một tập đoàn đang thử nghiệm các đổi mới.
Bài viết có thể quan tâm:
Microsoft 365 Copilot – AI sẵn sàng cho công việc của bạn
Microsoft 365 Copilot – trợ lý đồng hành trong công việc
Lợi ích của việc áp dụng Copilot sớm
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs) đã chứng minh rằng việc nhanh chóng làm quen với công nghệ mới như Copilot có thể mang lại kết quả thực tế và rõ ràng. Bằng cách tích hợp AI vào công việc hàng ngày, các doanh nghiệp này đang chứng kiến những cải thiện về năng suất, khả năng hợp tác và hiệu quả — những kết quả mà các tổ chức khác có thể áp dụng vào hành trình triển khai AI của chính mình.
Rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
Copilot giúp các doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề biến ý tưởng thành hiện thực và đưa sản phẩm đến đích nhanh hơn. Thực tế, theo nghiên cứu Tác động Kinh tế Tổng thể Dự báo của Microsoft 365 Copilot đối với SMBs từ Forrester, việc rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường đã giúp doanh thu tăng lên tới 6% đối với các doanh nghiệp tham gia khảo sát.
Dưới đây là một số cách mà các SMB đang sử dụng Copilot để tinh giản quy trình làm việc và tăng năng suất:
Soạn thảo và tóm tắt nội dung: Morula Health sử dụng Copilot trong Word để tóm tắt các bảng dữ liệu khoa học phức tạp, giảm thời gian tạo nội dung từ vài tuần xuống còn vài ngày, đồng thời vẫn đảm bảo độ chính xác và độ tin cậy theo các tiêu chuẩn ngành. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung thời gian hơn cho việc phân tích dữ liệu, từ đó nâng cao chất lượng đầu ra cuối cùng.
Phân tích phản hồi của khách hàng: PKSHA Technology sử dụng Copilot trong Microsoft Teams để phân tích phản hồi của khách hàng và nhận diện xu hướng trong phát triển sản phẩm, giúp rút ngắn thời gian giao hàng và giảm thiểu sự chậm trễ trong việc đưa sản phẩm ra thị trường.
Xây dựng bản thảo chiến dịch marketing: Các đội ngũ marketing, như tại Newman’s Own, sử dụng Copilot trong Word để soạn thảo bản thảo chiến dịch chỉ trong 30 phút, thay vì mất tới ba giờ như trước. Điều này giúp họ nhanh chóng phản ứng với các xu hướng xã hội và triển khai chiến dịch mới kịp thời.
Tối ưu hiệu quả làm việc với sự hỗ trợ từ Copilot
Một trong những lợi thế lớn nhất của Copilot chính là khả năng hỗ trợ các đội nhóm xử lý những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Các doanh nghiệp có thể sử dụng Copilot để đẩy nhanh các tác vụ thường ngày như soạn báo cáo, tóm tắt thông tin hay quản lý lịch làm việc. Những tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót, từ đó cho phép nhân viên tập trung hơn vào việc giải quyết vấn đề sáng tạo và đổi mới.
Không chỉ giúp tăng hiệu suất, Copilot còn mang lại lợi ích tài chính cụ thể. Theo nghiên cứu của Forrester, các doanh nghiệp khảo sát đã tiết kiệm chi phí vận hành (59% doanh nghiệp cho biết giảm từ 1% đến 20%) và chi phí chuỗi cung ứng (51% doanh nghiệp ghi nhận giảm từ 1% đến 10%).
Dưới đây là một số cách Copilot giúp tăng hiệu quả công việc:
Tự động hóa các tác vụ thủ công: Tại Tập đoàn Quản lý Đầu tư British Columbia (BCI), nhân viên sử dụng Copilot để tạo ghi chú và tóm tắt nội dung, giúp các cuộc họp trở nên tập trung và hiệu quả hơn. Nhờ vào khả năng phân tích tài chính nhanh và chính xác, quy trình ra quyết định được cải thiện, giúp tăng năng suất từ 10% đến 20%.
Tối ưu quản lý dữ liệu: Nhân viên tại Floww sử dụng Copilot để tổng hợp dữ liệu kỹ thuật, tài chính và pháp lý từ Word, Excel, Teams và Outlook thành một định dạng dễ hiểu. Copilot giúp tóm tắt và liên kết chéo các tài liệu phức tạp, hoạt động như một “bộ não chung”, loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình và rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. Điều này giúp Floww cung cấp các giải pháp tài chính sáng tạo nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cải thiện quản lý kho hàng: The Rider Firm – một công ty sản xuất và phân phối sản phẩm xe đạp hiệu suất cao – sử dụng Copilot trong Excel để tự động tổng hợp thông số kỹ thuật sản phẩm. Việc này giúp đội ngũ dễ dàng chuẩn hóa và tổ chức dữ liệu, đồng thời đảm bảo website luôn được cập nhật đầy đủ, giúp khách hàng nhanh chóng tìm đúng linh kiện xe họ cần.
Tạo trải nghiệm cá nhân hóa: Các tổ chức chăm sóc sức khỏe và tinh thần như Sensei đang dùng Copilot để nâng cao chất lượng chăm sóc bệnh nhân bằng cách kết hợp dữ liệu đã được kiểm chứng từ SharePoint và các ứng dụng liên kết. Copilot tổng hợp những thông tin này thành các đề xuất phù hợp với từng cá nhân, giúp bác sĩ và chuyên viên có thêm thời gian tập trung vào kết quả điều trị cho bệnh nhân.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với Copilot
Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa tác vụ, AI còn có thể thay đổi cách vận hành và nâng cao hiệu quả tổng thể. Với Copilot, doanh nghiệp có thể thiết lập và tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các bước lặp lại không cần thiết và hỗ trợ đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là ba ví dụ cụ thể về cách Copilot giúp cải thiện các lĩnh vực kinh doanh quan trọng:
Cá nhân hóa bài thuyết trình bán hàng với Copilot trong PowerPoint: Tại Joos, đội ngũ sử dụng Copilot trong PowerPoint để cập nhật và tùy biến các bản trình bày bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn mang đến trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng. Nhờ vậy, nhân viên có thêm thời gian để xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Cải thiện quản lý khách hàng với Copilot trong Excel: Các đội ngũ chăm sóc khách hàng tại PKSHA Technology sử dụng Copilot trong Excel để phân tích xu hướng trong dữ liệu chỉ trong chưa đầy một giờ — thay vì mất ba đến bốn giờ như trước. Nhờ đó, họ có thể đưa ra những phân tích và đề xuất cho khách hàng một cách nhanh chóng hơn, nâng cao mức độ hài lòng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Hợp tác đa ngôn ngữ với Copilot trong Teams: Việc hợp tác toàn cầu trở nên dễ dàng hơn nhờ Copilot trong Teams, với khả năng ghi chú và dịch thuật cuộc họp cho các nhóm làm việc phân tán trên nhiều quốc gia. Tại Joos, nhân viên sử dụng tính năng dịch tự động để chuyển ngữ các bản tổng kết cuộc họp, đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin mà không cần tham dự trực tiếp. Nhờ đó, quá trình ra quyết định diễn ra nhanh hơn và việc quản lý dự án hiệu quả hơn.
Đào tạo và hỗ trợ để phát huy tối đa hiệu quả của Copilot
Đào tạo hiệu quả là yếu tố then chốt để khai thác tối đa lợi ích từ Copilot. Doanh nghiệp nên tập trung vào hình thức đào tạo thực hành, phù hợp với từng vai trò công việc, giúp nhân viên hiểu rõ cách tích hợp Copilot vào thói quen làm việc hằng ngày. Bên cạnh đó, việc cung cấp hỗ trợ liên tục như hướng dẫn trong ứng dụng, tài liệu tham khảo và các buổi workshop sẽ giúp nhân viên không ngừng nâng cao kỹ năng và sử dụng Copilot một cách linh hoạt trong suốt quy trình làm việc.
Tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp
Việc áp dụng Copilot không chỉ là một bước triển khai duy nhất. Điều quan trọng là cần đánh giá thường xuyên cách Copilot đang được sử dụng, xác định những lĩnh vực mang lại giá trị thực tế và tìm kiếm cơ hội để cải thiện. Bằng cách theo dõi mức độ sử dụng và lắng nghe phản hồi từ nhân viên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách triển khai Copilot hiệu quả hơn –nhận biết được những nơi tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và những điểm cần bổ sung hỗ trợ để tăng tỷ lệ sử dụng trong toàn tổ chức.
Bắt đầu hành trình với các tài nguyên đào tạo hữu ích
Sổ tay triển khai Microsoft 365 Copilot (Microsoft 365 Copilot Adoption Playbook): Hướng dẫn từng bước dành cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để lên kế hoạch triển khai hiệu quả.
Bộ công cụ thành công cùng Copilot (Copilot Success Kit): Cung cấp khung triển khai và các tài nguyên hướng dẫn chi tiết để dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Thư viện gợi ý Copilot (Copilot Prompt Gallery): Tìm kiếm các ví dụ gợi ý mẫu dành cho Copilot và mẹo để tối ưu hiệu quả khi sử dụng.
Học hỏi từ thành công của doanh nghiệp khác
Những thành công mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs) đạt được với Copilot làm nổi bật các chiến lược mà doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào cũng có thể áp dụng. Thông qua những ví dụ này, các tổ chức có thể khám phá cách tối ưu quy trình, ứng dụng tự động hóa hiệu quả và đạt được những kết quả thực tiễn.
Khám phá cách Copilot có thể phù hợp với chiến lược của tổ chức bạn. Khởi động hành trình chuyển đổi AI với các phương pháp hay và những góc nhìn thực tiễn.
Mua bản quyền Microsoft – miễn phí hỗ trợ kỹ thuật
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ quốc tế và trong nước, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp các gói Microsoft 365 và Copilot với báo giá tốt nhất cũng như tất cả phần mềm/sản phẩm của Microsoft, đặc biệt là doanh nghiệp được miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Ngoài ra, GADITI còn cung cấp dịch vụ IT toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai, bảo mật và tối ưu hệ thống công nghệ. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp công nghệ hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất và giảm thiểu rủi ro về mặt công nghệ, từ việc duy trì hệ thống mạng cho đến hỗ trợ kỹ thuật hàng ngày.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
- Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
- Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
- Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
- Đối tác của Microsoft có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
- Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 039.8686.950
- Mail: [email protected]
