Các công cụ và ứng dụng của Microsoft đang có những đóng góp nhất định cho sự phát triển của thế giới. Một trong số đó, Power Automate, đang đưa con người đến gần hơn với tự động hóa mà không cần có kiến thức chuyên môn về Công nghệ thông tin (CNTT). Vậy Power Automate là gì? Doanh nghiệp được lợi gì từ việc áp dụng ứng dụng này vào trong các hoạt động kinh doanh?
Power Automate là gì?
Power Automate là một ứng dụng “low-code” dành cho doanh nghiệp của Microsoft, cho phép người dùng tích hợp và đồng bộ tất cả các ứng dụng cũng như phân tích dữ liệu theo cách tự động, qua đó giúp tăng năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh.
Với ứng dụng trực tuyến này, người dùng không chỉ có thể tự động hóa các quy trình và nhiệm vụ một cách đơn giản, dễ dàng và trực quan mà còn cho phép bạn xây dựng các luồng tác vụ mà không cần phát triển code. Power Automate cho phép người dùng kết nối với hai hoặc nhiều ứng dụng với nhau (cho dù kết nối từ Office 365 hoặc ứng dụng bên thứ 3 bất kỳ) và thực hiện các thao tác tự động hóa quy trình kinh doanh thông thường.
Bên cạnh những chức năng được nhắc đến khi giải thích “Microsoft Power Automate là gì?”, ứng dụng này còn có một số chức năng khác như di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống, gửi lời nhắc tác vụ, hỗ trợ dữ liệu từ bất kỳ API (Giao diện lập trình ứng dụng), tự động hóa các tác vụ từ một thiết bị cục bộ,…
Microsoft Flow là gì?
Từng là công cụ của Office 365 với chức năng tập trung vào cải thiện năng suất của nhân viên thông qua việc tự động hóa các thao tác, kết hợp các ứng dụng với dịch vụ đám mây khác nhau, Microsoft Flow cung cấp khả năng nhận thông báo, đồng bộ hóa tệp, hoặc thu thập dữ liệu,…
Sau đó, công cụ Microsoft Flow được đưa vào Power Platform và trở thành một phần của Microsoft Power Automate. Như vậy, khi định nghĩa Microsoft Flow đồng nghĩa với việc trả lời cho vấn đề “Power Automate là gì?”.
Kết nối Power Automate và 03 thuật ngữ cần biết
Một trong những ưu điểm nổi bật của Power Automate là sự tích hợp hoàn toàn với các ứng dụng khác của Microsoft hoặc của bên thứ ba. Chịu trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tích hợp này là các nguồn kết nối – với gần 300 nguồn kết nối được xác định trước, nổi bật là SharePoint, GitHub, Dropbox, YouTube, Outlook, WordPress…
Đặc biệt, danh sách các nguồn kết nối không ngừng phát triển và cho phép người dùng làm việc với dữ liệu ngay trên đám mây hoặc tại chỗ. Trong trường hợp, không có kết nối nào phù hợp, người dùng có thể tạo ra kết nối tùy chỉnh sao cho phù hợp với mục đích cả người dùng.
Ngoài việc cần tìm hiểu “Power Automate là gì?”, chúng ta nên tìm hiểu thêm về 3 thuật ngữ cho phép hiểu rõ hơn về kết nối Power Automate.
- Trình kích hoạt (Triggers): Đây được xem là yếu tố bắt đầu quy trình làm việc trong Power Automate. Đó có thể là một email mới, tài liệu mới được lưu hoặc video mới trên kênh YouTube của người dùng. Mỗi nguồn kết nối đều có một trình kích hoạt.
- Thao tác (Actions): Khi quá trình bắt đầu, người dùng cần phải xác định những thao tác cụ thể cần phải thực hiện. Ví dụ, khi tải tệp lên không gian lưu trữ đám mây hoặc bắt đầu quá trình phê duyệt, người dùng sẽ được nhận email từ người cụ thể,…Mỗi luồng làm việc có một hoặc nhiều thao tác.
- Kết nối (Connections): Đây là yếu tố được nhắc đến vào thời điểm người dùng muốn kết nối hai ứng dụng với nhau, khi đó Power Automate sẽ yêu cầu thông tin đăng nhập của từng ứng dụng mà người dùng muốn kết nối. Các thông tin này sẽ được mã hóa bằng bảo mật của Microsoft và có thể xóa dễ dàng nếu người dùng muốn.
Lợi ích của Power Automate là gì?
Tích hợp dễ dàng và liền mạch với các ứng dụng khác
Power Automate cho phép bạn dễ dàng tích hợp với các ứng dụng hoặc dịch vụ khác bằng các connectors (connector có thể hiểu là một trình kết nối liên kết 2 ứng dụng với nhau). Theo cách này, dữ liệu được “di chuyển” từ ứng dụng này sang ứng dụng khác.
Xem thêm: Chuyển đổi số doanh nghiệp dễ dàng hơn với Microsoft 365
Chia sẻ và truy cập dữ liệu
Với sự trợ giúp của connector, dữ liệu dễ dàng được di chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Điều này cho phép dữ liệu được chia sẻ và dễ dàng truy cập vào dữ liệu khi cần thiết.
Tự động hóa nhanh chóng và an toàn
Công cụ dựa trên đám mây này cho phép mọi người nhanh chóng và dễ dàng xây dựng quy trình làm việc an toàn, hiệu quả mà không cần đến việc viết code. Dễ dàng như việc click chuột.
Mang trí thông minh đến quy trình làm việc
Tự động hóa các công việc thủ công với khả năng trí tuệ nhân tạo (AI) được xây dựng & tích hợp sẵn. Điều này giúp nhân viên tập trung vào những việc quan trọng hơn.
Cải thiện hiệu quả
Kết hợp quy trình làm việc hiệu quả với mọi thứ, từ các nhiệm vụ đơn lẻ đến các quy trình quy mô lớn. Giảm thiểu các việc thủ công, lập đi lập lại nhàm chán. Tiết kiệm thời gian và tối ưu năng suất.
Xem thêm: Lợi ích của Microsoft 365 và Microsoft Teams cho doanh nghiệp
Tư vấn khảo sát, triển khai giải pháp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp
Công ty TNHH công nghệ GADITI
- Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 039.8686.950 hoặc Zalo
- Mail: [email protected]
