Khi lựa chọn dịch vụ email, bạn có thể đang phân vân về cuộc so sánh “Outlook vs Gmail” và lựa chọn nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Hiện nay, 60% doanh nghiệp sử dụng Gmail làm nhà cung cấp dịch vụ email, trong khi Outlook lại là ứng dụng email được ưa chuộng bởi 95% các công ty lớn và rất lớn.
Vậy làm thế nào để bạn lựa chọn? Hãy bắt đầu bằng việc hiểu rõ các tính năng chính, trải nghiệm người dùng và chức năng tổng thể mà mỗi dịch vụ mang lại.
Bài viết này sẽ so sánh Outlook và Gmail qua các yếu tố như giao diện người dùng, khả năng tiếp cận, quản lý email, bảo mật, tích hợp, dung lượng lưu trữ, giá cả và hỗ trợ khách hàng để xác định dịch vụ nào sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất trong cuộc so sánh giữa Outlook và Gmail.
Outlook Là Gì?
Microsoft Outlook là phần mềm quản lý email và lịch làm việc, thuộc bộ công cụ hợp tác Microsoft 365. Outlook được sử dụng để trao đổi thông tin qua email cả trong và ngoài tổ chức, đồng thời cho phép người dùng quản lý danh bạ, công việc và lịch trình tất cả trong một ứng dụng.
Outlook có thể được sử dụng độc lập như một ứng dụng standalone. Tuy nhiên, nó thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp như một phần mềm đa người dùng với các tính năng chia sẻ để hỗ trợ công việc nhóm.
Sự phổ biến của Outlook chỉ đứng sau Gmail, với hơn 400 triệu người dùng toàn cầu hàng ngày (trong đó 16% người dùng đến từ Mỹ).
Gmail Là Gì?
Gmail là dịch vụ lưu trữ email dựa trên đám mây của Google, cho phép người dùng gửi, nhận và quản lý email một cách hiệu quả. Gmail được tích hợp trong bộ công cụ hợp tác của Google, giúp các nhóm làm việc cùng nhau qua các tính năng như tác vụ, hộp thư chia sẻ và lịch làm việc.
Mặc dù bạn có thể sử dụng Gmail miễn phí cho mục đích cá nhân, dịch vụ này cũng hỗ trợ các tính năng dành cho doanh nghiệp, cho phép tùy chỉnh nhiều hơn, chẳng hạn như sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh khác với “@gmail.com”.
Gmail là dịch vụ email phổ biến nhất toàn cầu, với hơn 1.8 tỷ người dùng trên toàn thế giới.
So Sánh Giá Outlook Và Gmail
Outlook và Gmail cung cấp nhiều gói giá khác nhau, tùy thuộc vào tính năng và dung lượng lưu trữ mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu.
Về giá của Outlook, dịch vụ này được cung cấp dưới dạng các gói Microsoft 365, bao gồm ba lựa chọn chính:
Business Basic, giá $6/người dùng/tháng, cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ đám mây cùng với các tính năng cần thiết như địa chỉ email tùy chỉnh, các công cụ hợp tác, và hỗ trợ cho tối đa 300 nhân viên.
Business Standard, giá $12.50/người dùng/tháng, bao gồm tất cả các tính năng trên, cộng thêm hỗ trợ ứng dụng desktop và các công cụ hội nghị video.
Business Premium, giá $22/người dùng/tháng, đi kèm với các tính năng bảo vệ an ninh mạng nâng cao, công cụ tìm kiếm eDiscovery, và quản lý quyền truy cập.
Cả ba gói Microsoft 365 đều cung cấp quyền truy cập vào các công cụ hợp tác của Microsoft 365 và có 1TB dung lượng lưu trữ, với khả năng mở rộng khi cần thiết.
Mặt khác, giá của Gmail dành cho doanh nghiệp được chia thành bốn gói khác nhau:
Business Starter, giá $6/người dùng/tháng, cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ, quyền truy cập vào bộ công cụ Google Suite, địa chỉ email tùy chỉnh và các công cụ bảo mật cơ bản.
Business Standard, giá $12/người dùng/tháng, nâng dung lượng lưu trữ lên 2TB, hỗ trợ tối đa 150 người tham gia cuộc họp ảo và cung cấp hỗ trợ nâng cao.
Business Plus, giá $18/người dùng/tháng, cung cấp 5TB dung lượng lưu trữ, hỗ trợ tối đa 500 người tham gia cuộc họp, công cụ eDiscovery và lưu trữ, cùng với bảo mật nâng cao.
Enterprise, là gói kế hoạch đặc biệt được tùy chỉnh cho từng tổ chức, cho phép tối đa 1000 người tham gia cuộc họp, hỗ trợ cá nhân hóa và nhiều tùy chọn tùy chỉnh khác.
Cần lưu ý rằng người dùng Workspace Business và Workspace Enterprise sẽ được truy cập không giới hạn vào dung lượng lưu trữ đám mây qua Google Drive.
Như bạn có thể thấy, cả Outlook và Gmail đều có những tính năng tuyệt vời với mức giá của chúng. Gmail cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ hơn, trong khi Outlook lại mang đến quyền truy cập trên desktop và các công cụ hợp tác mạnh mẽ hơn.
Khi nói đến các gói kế hoạch dành cho doanh nghiệp, Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các gói có nhiều cấp độ với các tính năng lưu trữ, bảo mật và hợp tác khác nhau.
Gói Business Starter của Google Workspace bắt đầu từ $6 mỗi người dùng mỗi tháng, cung cấp email doanh nghiệp tùy chỉnh và 30 GB dung lượng lưu trữ, trong khi gói Business Basic của Microsoft 365 có giá bắt đầu từ $5 mỗi người dùng mỗi tháng, bao gồm các phiên bản web và di động của ứng dụng Office, email doanh nghiệp và 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive.
Đối với các gói cấp trung, Google Workspace cung cấp gói Business Standard với giá $12 mỗi tháng, cung cấp 2 TB dung lượng lưu trữ và các tính năng họp trực tuyến, trong khi gói Business Standard của Microsoft 365 có giá $12.50 mỗi tháng, cung cấp các phiên bản desktop của ứng dụng Office và email doanh nghiệp.
Ở cấp cao hơn, gói Business Plus của Google Workspace và gói E3 của Microsoft đều cung cấp 5 TB dung lượng lưu trữ và bảo mật nâng cao, với gói của Google có giá $18 mỗi người dùng mỗi tháng và gói của Microsoft có giá $32 mỗi người dùng mỗi tháng.
Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các giải pháp có thể tùy chỉnh với các tính năng kiểm soát và hỗ trợ nâng cao.
So Sánh Dung Lượng Lưu Trữ
Cả Outlook và Gmail đều cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ. Tuy nhiên, dung lượng 15 GB của Google được chia sẻ giữa Gmail, Google Drive và Google Photos. Trong khi đó, dung lượng 15 GB của Outlook chỉ được sử dụng riêng cho Outlook.com.
Bạn có thể mở rộng dung lượng lưu trữ bằng cách nâng cấp lên Microsoft 365 hoặc Google Workspace.
So Sánh Tính Năng Tìm Kiếm Email
Outlook cho phép người dùng tìm kiếm trong nhiều thư mục email bằng cách nhập các từ khóa khác nhau vào thanh tìm kiếm. Bạn có thể phân loại kết quả tìm kiếm thêm bằng cách sử dụng các tham số khác nhau như người gửi, người nhận, tiêu đề hoặc ngày tháng.
Đây là một cách đơn giản để tìm kiếm thông tin, đặc biệt khi bạn tổ chức các thư mục email một cách hiệu quả.
Ngược lại, Gmail nổi bật trong việc tìm kiếm chính xác trong hộp thư đến. Với công nghệ tìm kiếm độc quyền của Google, bạn có thể thực hiện các tìm kiếm chi tiết hơn với các bộ lọc nâng cao và tham số phong phú hơn so với Outlook. Điều này mang lại lợi thế cho Gmail trong lĩnh vực này.
So Sánh Quản Lý Tệp Đính Kèm
Quản lý tệp đính kèm email là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức email. Cả Gmail và Outlook đều có giới hạn kích thước tệp đính kèm, với Gmail giới hạn khoảng 25 MB và Outlook là 20 MB. Tuy nhiên, giới hạn thực tế của Gmail gần với 12,5 MB do quá trình mã hóa tệp.
Để quản lý các tệp đính kèm vượt quá giới hạn này:
- Gmail tự động tạo liên kết Google Drive cho các tệp lớn hơn 25 MB.
- Người dùng có thể vượt qua giới hạn kích thước tệp đính kèm trong Outlook bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để chia sẻ liên kết tệp hoặc nén tệp để giảm kích thước.
- Gửi các tệp lớn dưới dạng các phần tách rời cũng là một lựa chọn, mặc dù điều này có thể bị coi là không chuyên nghiệp và yêu cầu người nhận phải ghép lại các phần tệp.
Lịch/ Calendar
Sử dụng các tính năng lịch của cả Outlook và Gmail giúp việc lên lịch hẹn, xem lịch làm việc của đồng nghiệp, hoặc theo dõi các sự kiện quan trọng trở nên dễ dàng hơn.
Cả hai nền tảng đều có giao diện lịch tương tự. Người dùng có thể xem và liên kết với lịch và sự kiện của người khác, và các sự kiện sẽ được mã màu để dễ dàng tổ chức.
Việc lên lịch hẹn rất đơn giản, bạn có thể mời người tham gia, thiết lập ngày giờ, địa điểm và thời gian, đồng thời soạn thông điệp để giải thích về sự kiện.
Gmail có nhiều tiện ích mở rộng mà bạn có thể thêm vào lịch, mang lại sự linh hoạt cao hơn một chút.
Về mặt hạn chế, cả hai nền tảng đều không cho phép người dùng xem đồng thời lịch và hộp thư đến bên cạnh nhau.
Hội Nghị Video/ Video Conferencing
Cả Outlook và Gmail đều cung cấp chức năng hội nghị video, nhưng chỉ thông qua các bộ công cụ năng suất tương ứng là Microsoft 365 và Google Workspace.
Nói cách khác, các tổ chức chỉ có thể sử dụng hội nghị video qua các ứng dụng Microsoft Teams và Google Meet.
Cả Teams và Meet đều cung cấp tính năng nhắn tin tức thời ngay từ khi cài đặt, được tích hợp cùng với cuộc gọi video.
Trong cả hai trường hợp, nếu hội nghị video là yếu tố quan trọng đối với tổ chức của bạn, thì việc đăng ký gói đầy đủ O365 hoặc Google Workspace là rất được khuyến nghị, mặc dù vẫn có thể sử dụng các ứng dụng này như các sản phẩm độc lập.
Bảo Vệ Chống Thư Rác/ Spam Protection
Là một doanh nghiệp, bạn sẽ phải đối mặt với hàng trăm email spam và các đề nghị không mong muốn, làm quá tải hộp thư đến và có thể chứa các cuộc tấn công lừa đảo hoặc tấn công mạng khác.
Trong vấn đề này, Outlook cho phép doanh nghiệp của bạn chặn các người gửi cụ thể và tạo các quy tắc tùy chỉnh dựa trên các tham số khác nhau để tự động chuyển các email vào thư mục spam.
Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng không có tin nhắn không mong muốn nào xuất hiện trong hộp thư đến của mình. Bạn cũng có thể tự động ưu tiên, xóa, đánh dấu email là đã đọc hoặc di chuyển chúng vào thư mục khác bằng các quy tắc này.
Tương tự, Gmail cũng có khả năng lọc hiệu quả và nhận diện tự động để đánh dấu các email là spam và cho phép bạn chặn các địa chỉ email cụ thể.
Mặc dù cả hai giải pháp đều rất tương đồng, nhưng Gmail vượt trội trong hạng mục này nhờ vào thuật toán học máy tiên tiến, tự động huấn luyện bộ lọc spam của mình. Điều này giúp Gmail phát hiện và chặn được nhiều email spam hơn.
Quyền Riêng Tư/ Privacy
Cả Gmail và Outlook đều cung cấp dịch vụ mã hóa đạt tiêu chuẩn ngành cho tính năng email của họ. Tuy nhiên, vẫn có một số chi tiết mà bạn cần lưu ý.
Google đã từng dính vào một số tranh cãi liên quan đến vi phạm quyền riêng tư. Chính sách bảo mật dữ liệu của họ còn thiếu minh bạch, điều này khiến các tổ chức trao đổi dữ liệu nhạy cảm qua Gmail nên đầu tư vào phiên bản trả phí của dịch vụ để đảm bảo an toàn.
Ngược lại, Microsoft xử lý vấn đề này một cách rất tinh tế, khi cho phép người dùng kiểm soát dữ liệu cá nhân và dữ liệu nhạy cảm của mình, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Mặc dù cả hai công cụ đều có các biện pháp bảo mật tương tự nhau, nhưng Outlook có một chút lợi thế nhờ vào khả năng mã hóa đầu cuối và cung cấp mức độ bảo mật cao hơn cho người dùng cá nhân.
Khi nói đến quyền riêng tư, không thể không nhắc đến việc lưu trữ và tuân thủ email, đây là điểm yếu của cả hai công cụ. Tuy nhiên, vẫn có giải pháp cho vấn đề này.
Giải Quyết Vấn Đề Tuân Thủ Với Lưu Trữ Email
Mặc dù các tính năng bảo mật và quyền riêng tư của Outlook và Gmail đảm bảo rằng bạn được bảo vệ khỏi spam và các vi phạm bảo mật, nhưng điều này vẫn chưa đủ.
Các doanh nghiệp được yêu cầu lưu trữ email ở định dạng gốc trong một khoảng thời gian dài để tuân thủ các luật lưu trữ dữ liệu quan trọng như HIPAA, FERPA hoặc FINRA.
Cùng với việc lưu trữ bảo mật, các hồ sơ giao tiếp này cần phải được làm cho dễ dàng tìm kiếm trong trường hợp có yêu cầu truy xuất dữ liệu hoặc yêu cầu eDiscovery.
Gmail và Outlook không được thiết kế để xử lý những nhiệm vụ này.
Tuy nhiên, các giải pháp lưu trữ email như Jatheon có thể tích hợp dễ dàng với cả Outlook và Gmail, giúp tự động xử lý vấn đề tuân thủ cho doanh nghiệp.
Jatheon ghi lại tất cả các tin nhắn đến và đi trong thời gian thực và lưu trữ chúng trong chỉ mục của mình, được bảo vệ và tìm kiếm thông qua các giao thức mã hóa đạt tiêu chuẩn ngành.
Điều này có nghĩa là các tin nhắn email của bạn sẽ được tổ chức và lưu trữ đúng cách ở định dạng chỉ đọc, có thể tìm kiếm, cùng với tất cả các chuỗi trao đổi và tệp đính kèm kèm theo.
Sau khi được lập chỉ mục, bạn có thể sử dụng các tùy chọn lọc nâng cao của Jatheon như tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm mờ, tìm kiếm theo khoảng cách và tìm kiếm logic để thực hiện ediscovery và nhanh chóng tìm bất kỳ thông tin nào bạn cần.
Lưu trữ email là một yếu tố không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp có quy định nghiêm ngặt.
Tích Hợp Với Bộ Phần Mềm: Microsoft vs Google
Outlook và Gmail đều đồng bộ mượt mà với các bộ phần mềm tương ứng của chúng. Outlook tích hợp liền mạch với Microsoft Office, bao gồm Word, Excel, và PowerPoint. Nó cũng kết nối với các sản phẩm khác của Microsoft như Teams, OneDrive, và SharePoint. Ngược lại, Gmail tích hợp với Google Workspace, cung cấp một bộ công cụ năng suất toàn diện bao gồm Google Drive, Docs, Meet, và Calendar.
Tích hợp của Outlook với Microsoft Office cho phép người dùng xem trước các tệp đính kèm trực tiếp trong ứng dụng email, tạo thuận lợi cho việc hợp tác và đảm bảo bảo mật tốt hơn. Google Workspace mang lại nhiều lợi ích cho Gmail, bao gồm khả năng sử dụng tên miền email tùy chỉnh và truy cập vào dung lượng lưu trữ tăng cường. Ngoài ra, nó còn cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao để giữ cho email của bạn an toàn.
Cả Gmail và Outlook đều tích hợp với các dịch vụ đám mây như Google Drive và OneDrive để việc chia sẻ và quản lý tệp đính kèm email trở nên dễ dàng. Đối với những ai muốn kết hợp những ưu điểm của cả hai nền tảng, việc tích hợp Gmail và Outlook có thể là một giải pháp giá trị.
So Sánh Tích Hợp Bên Thứ Ba
Tích hợp ứng dụng bên thứ ba có thể mở rộng đáng kể chức năng của dịch vụ email. Gmail cung cấp số lượng tích hợp ứng dụng bên thứ ba nhiều hơn so với Outlook, bao gồm hàng nghìn tiện ích mở rộng phủ sóng nhiều tính năng khác nhau. Cả Outlook và Gmail đều hỗ trợ tích hợp với Zapier, cho phép tạo ra một loạt các quy trình tự động và kết nối với nhiều ứng dụng khác.
Trong khi Outlook hỗ trợ một loạt các tiện ích mở rộng nâng cao năng suất như công cụ CRM, tính năng quản lý liên hệ và quản lý nhiệm vụ, nó lại ít mở cửa hơn đối với việc tích hợp ứng dụng bên thứ ba khi so với Gmail, điều này có thể hạn chế các tùy chọn tùy chỉnh. Tuy nhiên, với tích hợp Outlook phù hợp, cả Outlook và Gmail đều có thể trở thành những công cụ mạnh mẽ, vượt ra ngoài việc chỉ quản lý email.
Nên Mua Gmail Hay Outlook?
Gmail mang lại nhiều lợi thế, bao gồm:
- Thiết kế dễ sử dụng, thân thiện với người mới bắt đầu
- Cài đặt tài khoản nhanh chóng và dễ dàng
- Lượng người dùng vượt quá 1.8 tỷ, cho thấy sự chấp nhận rộng rãi và tính dễ sử dụng
- Các hướng dẫn giải quyết chi tiết thông qua Kho kiến thức và Diễn đàn
- Các tính năng email doanh nghiệp được thiết kế đặc biệt cho sử dụng chuyên nghiệp
Outlook mang đến một số lợi ích đặc biệt, bao gồm:
- Tích hợp mượt mà với các công cụ Microsoft Office
- Các tính năng tổ chức email nâng cao, bao gồm phân loại thư mục và quy tắc email
- Hệ thống lịch toàn diện, dễ dàng tích hợp với email để lên lịch hiệu quả
- Khung bảo mật mạnh mẽ, cung cấp cho người dùng sự bảo vệ và quyền riêng tư dữ liệu cao cấp
- Tính năng Focused Inbox của Outlook, giúp ưu tiên các email quan trọng
Những khuyết điểm tiềm ẩn trong các dịch vụ email, như trải nghiệm hỗ trợ khách hàng không đồng nhất, có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng. Một số người dùng đã báo cáo các trải nghiệm tích cực với dịch vụ khách hàng của Google, cho rằng các đại lý hỗ trợ am hiểu và lịch sự. Tuy nhiên, cũng có những báo cáo trái ngược cho rằng chất lượng hỗ trợ của Google chưa ổn định, chỉ ra sự thiếu nhất quán trong dịch vụ khách hàng.
Chất lượng hỗ trợ khách hàng không đồng nhất có thể là yếu tố quyết định đối với những người dùng coi trọng dịch vụ khách hàng đáng tin cậy và chất lượng cao khi lựa chọn một dịch vụ email như Gmail.
Mặc dù Outlook có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số thách thức, đặc biệt là giao diện người dùng, có thể gây khó khăn cho những người mới bắt đầu. Người dùng cũng đã báo cáo rằng ứng dụng này đòi hỏi tài nguyên hệ thống khá cao, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất trên các máy tính có cấu hình thấp hơn. Hơn nữa, để truy cập đầy đủ các tính năng của Outlook, người dùng cần phải có một đăng ký Microsoft 365, điều này có thể là một bất lợi đối với những ai tìm kiếm các dịch vụ miễn phí. Thêm vào đó, khả năng tích hợp ứng dụng bên thứ ba của Outlook không mạnh mẽ bằng Gmail, điều này có thể hạn chế những người dùng phụ thuộc vào một loạt các ứng dụng và dịch vụ cho quy trình công việc của họ.
Mua Bản Quyền Microsoft – Miễn Phí Hỗ Trợ Kỹ Thuật
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ quốc tế và trong nước, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp các gói Microsoft với báo giá tốt nhất cũng như tất cả phần mềm/sản phẩm của Microsoft, đặc biệt là doanh nghiệp được miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
- Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
- Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
- Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
- Đối tác của Microsoft có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
- Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 039.8686.950
- Mail: [email protected]
