Các chuyên viên Nhân sự (HR) ngày nay đang đối mặt với nhiều áp lực khi vừa phải đảm bảo mục tiêu chiến lược của tổ chức, vừa phát huy được tiềm năng của con người. Họ không chỉ lo việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài, mà còn phải quản lý lực lượng lao động toàn cầu trong mô hình làm việc kết hợp (hybrid), đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín. Những nhiệm vụ này ngày càng trở nên phức tạp, kéo theo khối lượng công việc lớn và yêu cầu tuân thủ pháp lý chặt chẽ hơn. Trong khi đó, nguồn lực lại có hạn, khiến khối lượng công việc tăng nhanh dễ dẫn đến căng thẳng và quá tải.
Các quy trình Nhân sự chủ yếu tập trung vào ba mảng chính:
Tuyển dụng là quá trình thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp, bao gồm đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và tuyển chọn. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan và thường kéo dài — trung bình mất khoảng 42 ngày để tuyển một vị trí, và với các vị trí công nghệ như Data Scientist, thời gian có thể lên đến hơn hai tháng.
Hội nhập nhân viên mới (onboarding) giúp người mới nhanh chóng hòa nhập và bắt đầu công việc hiệu quả. Tuy nhiên, 2 trên 5 quản lý Nhân sự phải mất ít nhất 3 tiếng để thu thập thông tin thủ công cho quá trình này, và 34% nhân viên cho biết công ty họ không có quy trình hội nhập chính thức. Điều này ảnh hưởng đến trải nghiệm và mức độ gắn bó của nhân viên. Bài toán đặt ra là làm sao để rút ngắn thời gian giúp nhân viên mới đạt được hiệu suất làm việc như kỳ vọng.
Quản lý vòng đời nhân viên bao trùm toàn bộ hành trình làm việc của một nhân viên, từ tuyển dụng, hội nhập, phát triển, gắn bó đến khi nghỉ việc. Việc vận hành quy trình này thường đòi hỏi phải xử lý qua nhiều hệ thống rời rạc, gây tốn thời gian và công sức. Dù vậy, 47% lãnh đạo Nhân sự vẫn coi việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên là ưu tiên hàng đầu.
Để giải quyết những thách thức này, Microsoft Copilot Studio — một nền tảng low-code (ít mã) — giúp các tổ chức dễ dàng tạo và tùy chỉnh trợ lý ảo theo nhu cầu riêng, kể cả trong môi trường Microsoft 365. Với giao diện trực quan được hỗ trợ bởi AI tạo sinh và các mô hình ngôn ngữ tiên tiến, Copilot Studio giúp bộ phận Nhân sự đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm tải công việc thủ công và nâng cao hiệu quả vận hành.
Từ tuyển dụng, hội nhập cho đến quản lý vòng đời nhân viên, các trợ lý AI thông minh do Copilot Studio xây dựng sẽ giúp bộ phận Nhân sự tăng tốc quá trình, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên — từ đó góp phần giữ vững lợi thế cạnh tranh và phát triển đội ngũ nhân tài bền vững cho doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quy trình Nhân sự với Copilot Studio
Bằng cách tận dụng các trợ lý ảo (agent) trong Copilot Studio, các nhà quản lý Nhân sự có thể xóa bỏ rào cản khởi đầu và nhanh chóng giải quyết những vấn đề cụ thể trong tổ chức. Với khả năng cấu hình linh hoạt và tích hợp dễ dàng vào hệ thống hiện có, các trợ lý này không chỉ phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mà còn đủ mạnh để phục vụ các tổ chức lớn đang tìm kiếm sự đổi mới trong quản trị nhân sự.
Sự linh hoạt này cho phép các trợ lý thích ứng với nhiều tình huống khác nhau trong công việc Nhân sự, trở thành công cụ đa năng trong quá trình vận hành và điều chỉnh chiến lược của tổ chức. Các trợ lý này được thiết kế để tự động hóa những tác vụ lặp lại như xử lý bảng lương, đăng ký phúc lợi, hay hội nhập nhân viên mới — từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc thủ công. Với khả năng mở rộng và giao diện thân thiện, các trợ lý trong Copilot Studio phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp và dễ dàng tích hợp vào các hệ thống Nhân sự sẵn có. Đây là một giải pháp hiệu quả và thực tiễn giúp bộ phận Nhân sự quản lý khối lượng công việc, nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm tổng thể cho nhân viên.
Tối ưu quy trình làm việc
Chúng tôi rất vui khi giới thiệu đến bạn các trợ lý AI đang được triển khai và sắp ra mắt – những công cụ hỗ trợ đắc lực cho chuyên viên Nhân sự trong việc cải tiến quy trình, nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp và chăm lo tốt hơn cho người lao động.
Trợ lý quản lý nghỉ phép (Leave Management Agent)
Trợ lý quản lý nghỉ phép giúp đơn giản hóa quy trình xin nghỉ của nhân viên. Công cụ này hỗ trợ gửi yêu cầu nghỉ phép, tra cứu lịch sử nghỉ phép trước đó và truy cập nhanh vào các chính sách nghỉ hiện hành. Điều này giúp giảm khối lượng công việc hành chính cho bộ phận Nhân sự và quản lý, đồng thời đảm bảo quá trình theo dõi nghỉ phép được chính xác và minh bạch hơn.
Trợ lý kiểm tra sức khỏe (Wellness Check Agent)
Sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc, mức độ gắn kết và sự hài lòng trong công việc. Doanh nghiệp quan tâm đến sức khỏe của nhân viên không chỉ vì lý do nhân văn, mà còn bởi điều đó giúp giảm tỷ lệ vắng mặt, chi phí y tế và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
Trợ lý kiểm tra sức khỏe (wellness check agent) được thiết kế để hỗ trợ nhân viên xây dựng những thói quen lành mạnh trong ngày làm việc thông qua Microsoft Teams. Trợ lý này sử dụng dữ liệu từ các nguồn uy tín như Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC), Viện Y tế Quốc gia (NIH) hoặc từ các cơ sở dữ liệu tùy chỉnh của tổ chức để đưa ra các gợi ý phù hợp với từng cá nhân. Các nội dung có thể bao gồm bài tập hít thở, gợi ý viết nhật ký, hoặc lời nhắc nghỉ giải lao – tất cả đều nhằm giúp nhân viên cải thiện sức khỏe và tinh thần một cách tự nhiên, nhẹ nhàng.
Trợ lý khen thưởng và ghi nhận đóng góp (Awards & Recognition Agent)
Việc ghi nhận và khen thưởng giữ vai trò quan trọng trong việc củng cố giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, đồng thời xây dựng văn hóa tôn trọng và trân trọng lẫn nhau. Khi nhân viên được ghi nhận đúng lúc, họ cảm thấy được hỗ trợ và trân trọng, từ đó nâng cao tinh thần làm việc, hiệu suất và cảm giác tự hào, trách nhiệm với công việc của mình.
Trợ lý khen thưởng và ghi nhận là một công cụ mạnh mẽ giúp đơn giản hóa quy trình đề cử và khen thưởng những cá nhân có đóng góp nổi bật. Trợ lý này hỗ trợ người đề cử soạn thảo đề xuất một cách thuyết phục, làm nổi bật thành tích và đóng góp của đồng nghiệp. Đối với người quản trị, trợ lý cũng hỗ trợ quá trình đánh giá giải thưởng, bao gồm việc chấm điểm theo hành vi và thành tựu gắn với tiêu chí của từng hạng mục.
Trợ lý thúc đẩy sự hòa nhập (Inclusivity Agent)
Trợ lý thúc đẩy sự hòa nhập (inclusivity agent) được thiết kế nhằm xây dựng môi trường làm việc thân thiện và mang tính chào đón hơn. Khi tích hợp công cụ này, nhân viên có thể nâng cao nhận thức và thực hành những hành vi mang tính tôn trọng và bao hàm, chẳng hạn như cách sử dụng đại từ nhân xưng phù hợp khi xưng hô trong các cuộc họp. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hình thành văn hóa công sở công bằng và hỗ trợ lẫn nhau.
Trợ lý định hình vai trò công việc (Job Craft Agent)
Dự kiến ra mắt vào cuối năm nay, trợ lý định hình vai trò công việc là một công cụ đa năng giúp đơn giản hóa việc tạo mô tả công việc, chuẩn bị phỏng vấn và xác định yêu cầu cho từng vị trí. Các tổ chức có thể sử dụng công cụ này để tạo ra bản mô tả công việc và câu hỏi phỏng vấn dựa trên đầu vào từ người dùng, và nhiều tính năng khác.
Giải pháp này đặc biệt hữu ích cho các quản lý Nhân sự, trưởng bộ phận tuyển dụng, quản lý dự án, chuyên viên thu hút nhân tài và điều phối viên tuyển dụng — những người đang muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng tuyển dụng. Khi bản mô tả công việc được xây dựng rõ ràng, chi tiết và phù hợp với yêu cầu thực tế, các nhà tuyển dụng sẽ tiết kiệm thời gian sàng lọc ứng viên không phù hợp, đồng thời nâng cao chất lượng tuyển chọn. Điều này không chỉ làm cho quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn, mà còn góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng và phù hợp với định hướng phát triển lâu dài của tổ chức.
Bắt đầu xây dựng trợ lý Nhân sự của riêng bạn
Các trợ lý Nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung vào những sáng kiến chiến lược, nhằm thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Việc triển khai các trợ lý AI vào quy trình Nhân sự không chỉ tăng hiệu suất, mà còn mang lại hỗ trợ thiết thực cho nhân viên — từ đó nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân tài.
Hãy bắt đầu tạo trợ lý của riêng bạn ngay hôm nay.
Mua bản quyền Microsoft – miễn phí hỗ trợ kỹ thuật
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ quốc tế và trong nước, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp các gói Microsoft và Microsoft 365 với báo giá tốt nhất cũng như tất cả phần mềm/sản phẩm của Microsoft, đặc biệt là doanh nghiệp được miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
- Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
- Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
- Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
- Đối tác của Microsoft có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
- Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 039.8686.950
- Mail: [email protected]
