Không ai thích bị nhầm lẫn. Với sự đa dạng của các công cụ AI hiện có, việc theo kịp các xu hướng và công nghệ mới nhất không phải lúc nào cũng dễ dàng. Ví dụ, bạn có biết sự khác biệt giữa Copilot cho Microsoft 365 và Copilot Studio không?
Mặc dù cả hai giải pháp của Microsoft này đều khai thác sức mạnh của AI để tối ưu hóa năng suất và tăng cường khả năng hợp tác, nhưng chúng phục vụ những mục tiêu khác nhau và đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những khác biệt chính giữa hai giải pháp AI này và cách mà Rencore Governance có thể giúp các tổ chức quản lý và kiểm soát việc triển khai và sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Copilot Cho Microsoft 365 Là Gì?
Copilot cho Microsoft 365 là một trợ lý AI tích hợp trực tiếp vào các ứng dụng của Microsoft 365, giúp nâng cao hiệu quả công việc nhờ vào khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Trợ lý này hỗ trợ người dùng tương tác dễ dàng và hiệu quả hơn với các công cụ văn phòng quen thuộc.
Đối với các doanh nghiệp, các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động hàng ngày. Báo cáo, email, thuyết trình, cuộc họp trực tuyến – đây là những công việc trọng tâm trong mọi doanh nghiệp. Copilot giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc bằng cách tự động tạo nội dung, phân tích dữ liệu và cung cấp những thông tin giá trị chỉ với một vài thao tác đơn giản.
Tính năng chính
Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365
Copilot tích hợp các tính năng AI vào các ứng dụng Office, giúp người dùng soạn thảo tài liệu, phân tích dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Điều này nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách cung cấp các gợi ý và tự động hóa dựa trên AI cho những công việc hàng ngày, từ đó giúp đạt được các mục tiêu dài hạn hiệu quả hơn.
Tăng cường năng suất
Copilot giúp tiết kiệm thời gian trong các công việc như tạo văn bản, tạo bài thuyết trình, tóm tắt email và phân tích dữ liệu, giúp người dùng có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Theo một nghiên cứu, 70% người dùng Copilot cho Microsoft 365 cho biết họ đã trở nên năng suất hơn sau khi sử dụng công cụ này.
Nâng cao khả năng hợp tác
Hợp tác là yếu tố then chốt trong môi trường làm việc hiện đại. Copilot giúp nâng cao hiệu quả hợp tác bằng cách cung cấp các gợi ý thông minh và tự động hóa các quy trình lặp lại. Điều này thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm, dù họ làm việc tại văn phòng hay từ xa.
Lợi Ích Cho Người Dùng
Tăng hiệu quả công việc
Tự động hóa các công việc lặp lại giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Và như bạn biết, thời gian chính là tiền bạc. Nhân viên có thể mất đến 40% thời gian của mình cho các công việc thủ công, và thời gian đó có thể được sử dụng cho các công việc quan trọng hơn. Ví dụ, trong Outlook, Copilot giúp quản lý email hiệu quả hơn bằng cách tóm tắt các chuỗi email dài, đề xuất phản hồi, và tự động lên lịch cuộc họp. Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc quản lý giao tiếp và duy trì tổ chức công việc tốt hơn, từ đó nâng cao năng suất.
Truy cập thông tin phân tích dữ liệu toàn diện
Các quyết định dựa trên dữ liệu là yếu tố quan trọng trong thế giới ngày nay. Việc có cái nhìn rõ ràng về phân tích dữ liệu và khả năng xử lý dữ liệu là những yếu tố then chốt. Tuy nhiên, việc hiểu và áp dụng dữ liệu cũng rất quan trọng. Trong Excel, Copilot có thể xử lý các nhiệm vụ phức tạp như làm sạch dữ liệu, tạo bảng tổng hợp (pivot) và biểu đồ. Copilot còn có thể cung cấp các giải thích chi tiết về xu hướng dữ liệu, điều này rất hữu ích cho các quyết định chiến lược dài hạn của các lãnh đạo cấp cao.
Cải thiện chất lượng tài liệu
Việc duy trì chất lượng và tính nhất quán trong các tài liệu không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, Copilot có thể hỗ trợ việc này. Ví dụ, trong Word, Copilot hỗ trợ soạn thảo tài liệu, đưa ra các gợi ý ngay lập tức về ngữ pháp, phong cách và nội dung. Copilot còn có thể tạo ra các đoạn văn hoàn chỉnh dựa trên các yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các báo cáo, đề xuất và tài liệu khác. Hơn nữa, Copilot có thể học theo phong cách viết và các phương pháp tốt nhất dựa trên các yêu cầu đã được cung cấp, tạo ra văn bản có phong cách giống như người sử dụng.
Phổ biến AI trong môi trường làm việc
Không phải nhân viên nào cũng là chuyên gia kỹ thuật, và Copilot hiểu điều đó. Bất kỳ ai, dù có kỹ năng ra sao, cũng có thể dễ dàng sử dụng Copilot để nhập yêu cầu, tạo kết quả và nâng cao năng suất công việc. Giao diện của Copilot đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể điều chỉnh yêu cầu của mình một cách linh hoạt cho đến khi đạt được nội dung mong muốn.
Copilot Studio Là Gì?
Là một phần của Microsoft Power Platform, Copilot Studio tích hợp với Virtual Agents, mở rộng khả năng phát triển các giải pháp không cần mã hoặc ít mã. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa các công việc và quy trình.
Không phải tổ chức nào cũng có đủ nguồn lực hoặc ngân sách để đầu tư vào lập trình viên cho các giải pháp toàn diện. Với Copilot Studio, họ có thể tận dụng tốt hơn các nguồn lực hiện có bằng cách giảm bớt gánh nặng cho bộ phận CNTT, đồng thời trao quyền cho người dùng doanh nghiệp và người dùng có quyền lực, tạo ra các giải pháp cần thiết để hoàn thành công việc của mình.
Copilot Studio giúp các doanh nghiệp tránh được khó khăn này và trao quyền cho các đội ngũ của họ để xây dựng giải pháp một cách dễ dàng mà không cần kiến thức lập trình.
Các Khả Năng Chính
Xây dựng trợ lý AI tùy chỉnh
Một trong những điểm mạnh của Copilot Studio là khả năng giúp các tổ chức tạo ra các trợ lý AI phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Từ việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu và lập lịch, đến việc xây dựng các trợ lý AI cho các công việc chuyên môn như chăm sóc khách hàng và quản lý nhân sự, Copilot Studio giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Trao quyền cho các đội ngũ với phát triển ít/không cần mã
Tính năng này được thiết kế dễ sử dụng, giúp những người không có nhiều kiến thức lập trình vẫn có thể tạo ra các công cụ AI mạnh mẽ. Việc “dân chủ hóa” phát triển AI giúp nhiều người trong tổ chức có thể tiếp cận và sử dụng, đồng thời tiết kiệm chi phí đầu tư vào các nền tảng đăng ký và nguồn lực bổ sung.
Lợi ích và tác động
Giải quyết các nhu cầu kinh doanh cụ thể: Các trợ lý AI tùy chỉnh có thể giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức quan trọng đang ảnh hưởng đến hoạt động của họ. Từ dịch vụ khách hàng qua chatbot đến các quy trình phức tạp, công việc thủ công và nhiều vấn đề khác, Copilot Studio mang lại hiệu quả ở những nơi cần thiết nhất.
Thúc đẩy khả năng mở rộng: Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi, các trợ lý AI tùy chỉnh có thể được điều chỉnh và mở rộng phù hợp. Chúng có thể được cập nhật dễ dàng để đáp ứng các quy trình, quy định hoặc mục tiêu kinh doanh mới, đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp lâu dài.
Tăng cường sự đổi mới: Copilot Studio thúc đẩy văn hóa sáng tạo trong doanh nghiệp bằng cách cho phép phát triển các giải pháp AI tùy chỉnh. Điều này tạo động lực cho sự cải tiến liên tục và khuyến khích tư duy sáng tạo trong doanh nghiệp.
Tích hợp với hệ thống hiện tại: Copilot Studio cung cấp khả năng tích hợp mạnh mẽ, cho phép các trợ lý AI hoạt động một cách liền mạch với các hệ thống và ứng dụng hiện có trong tổ chức.
Ba Thách Thức Về Quản Trị Bạn Cần Chuẩn Bị
Việc áp dụng Copilot cho Microsoft 365 và Microsoft Copilot Studio mang đến một số thách thức về quản trị. Mặc dù mỗi công cụ này đều rất dễ sử dụng, nhưng điều đó có thể gây ra vấn đề trong việc giám sát và tuân thủ các quy định.
Các tổ chức cần giải quyết các vấn đề sau để đảm bảo việc sử dụng các công cụ AI này một cách có trách nhiệm, an toàn và tuân thủ quy định:
Kiểm soát và tuân thủ
Việc đảm bảo các công cụ AI được sử dụng một cách có trách nhiệm và tuân thủ các yêu cầu pháp lý là rất quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý và bảo vệ uy tín của tổ chức. Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện bất kỳ sự sai phạm nào so với các chính sách và quy định đã được thiết lập. Ngoài ra, xây dựng các chính sách rõ ràng về cách sử dụng công cụ, quy trình xử lý dữ liệu và yêu cầu tuân thủ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định.
Bảo mật
Việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi sự truy cập trái phép và các rủi ro tiềm ẩn là rất quan trọng khi triển khai các giải pháp AI. Các tổ chức cần đảm bảo rằng các công cụ AI xử lý dữ liệu theo đúng quy định về bảo mật thông tin và các chính sách nội bộ, ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu và truy cập trái phép. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát quyền truy cập nghiêm ngặt giúp giới hạn ai có quyền tạo, chỉnh sửa và sử dụng các trợ lý AI.
Giám sát
Duy trì sự giám sát đối với quá trình tạo và sử dụng các trợ lý AI là chìa khóa để ngăn chặn việc lạm dụng hoặc các hậu quả ngoài ý muốn. Giám sát thời gian thực giúp phát hiện sớm các mối đe dọa về bảo mật hoặc việc sử dụng sai mục đích các công cụ AI. Quan trọng nhất, việc xây dựng một khuôn khổ quản trị rõ ràng, xác định ai chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng AI sẽ giúp quản lý tuân thủ và xử lý các vấn đề phát sinh vấn đề phát sinh.
Tại Sao Chọn Mua Copilot tại GADITI
GADITI là đơn vị chuyên về kỹ thuật, ngoài cung cấp phần mềm bản quyền, chúng tôi còn giúp khách hàng tối ưu CNTT & chuyển đổi số tốt nhất từ những chuyên gia kỹ thuật có kinh nghiệm & bằng cấp/chứng chỉ Microsoft. Một số điểm khác biệt khi mua Copilot bản quyền tại GADITI
Copilot Cho Microsoft 365
Ngăn ngừa việc chia sẻ thông tin quá mức nội bộ: Để Copilot có thể phát huy hiệu quả trong việc nâng cao sáng tạo và năng suất, nó cần truy cập vào dữ liệu trong toàn bộ hệ thống Microsoft 365 của bạn. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến rủi ro chia sẻ quá nhiều thông tin nhạy cảm. GADITI sẽ training nhân viên của công ty khách hàng các kiến thức nhằm quản trị & bảo mật thông tin tốt hơn, giúp phát hiện và chỉ ra những khu vực đang chia sẻ thông tin quá mức hoặc không đúng cách, từ đó giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng và chỉ cho phép những người có quyền truy cập thông tin đó.
Giữ không gian số làm việc gọn gàng và hiệu quả: Với việc tích hợp Copilot vào nhiều ứng dụng Microsoft 365, việc giữ không gian làm việc trực tuyến của bạn gọn gàng và không bị lộn xộn quan trọng hơn bao giờ hết. GADITI sẽ giúp nhận diện các tài nguyên không còn sử dụng hoặc bị bỏ quên; bao gồm việc tạo, sử dụng và xóa tài nguyên theo thời gian.
Theo dõi chi phí và việc sử dụng giấy phép: Việc sử dụng Copilot có nghĩa là bạn sẽ phải trả thêm chi phí ngoài các giấy phép Microsoft 365 hiện có. GADITI giúp bạn theo dõi và quản lý các giấy phép Microsoft Copilot và Microsoft 365, đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những gì mình thực sự sử dụng.
Đảm bảo tuân thủ quy tắc: Quản lý việc sử dụng Copilot trong môi trường Microsoft 365 có thể rất phức tạp. GADITI cung cấp các dịch vụ IT helpdesk và IT support giúp tối ưu quy trình quản lý, đảm bảo các quy định được tuân thủ, cung cấp báo cáo định kỳ và tự động khắc phục sự cố phát sinh.
Microsoft Copilot Studio
Ngừng chia sẻ thông tin và dữ liệu quá mức: Với việc tích hợp Copilot Studio vào Teams, việc tạo và triển khai các copilots tùy chỉnh trở nên rất dễ dàng. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những vấn đề tiềm ẩn về việc chia sẻ quá nhiều thông tin nội bộ. GADITI giúp phát hiện và xử lý các trường hợp chia sẻ thông tin quá mức bằng cách training cách sử dụng copilot đúng chuẩn hướng dẫn từ Microsoft cũng như các kiến thức cơ bản về bảo mật & privacy, từ đó hạn chế các rủi ro từ việc nhân viên truy cập các trang web công cộng ngoài nội bộ công ty hoặc được chia sẻ công khai trong Teams.
Giám sát kho lưu trữ Copilot Studio: Copilot Studio cho phép bạn tạo và quản lý các agents độc lập có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp chỉ với một cú nhấp chuột. GADITI hỗ trợ kiến thức giúp theo dõi tất cả các copilots tùy chỉnh, giám sát quá trình tạo, sử dụng và chỉnh sửa chúng, tự động xử lý các vấn đề phát sinh.
Giảm bớt sự lộn xộn với các Copilots tùy chỉnh: Việc có quá nhiều trợ lý AI tùy chỉnh có thể dẫn đến sự lộn xộn và làm giảm hiệu quả công việc. GADITI trang bị kiến thức giúp nhân viên trong công ty khách hàng quản lý vòng đời của các copilots tùy chỉnh, đảm bảo chỉ giữ lại những copilots đang hoạt động và cần thiết.
Tự động hóa các quy trình quản trị: Quản lý các tác vụ quy trình quản trị một cách thủ công có thể rất phức tạp. GADITI giúp khách hàng hiểu và tự setup các tác vụ tự động hóaquản trị quan trọng, đảm bảo các quy tắc luôn được áp dụng đều đặn và giảm thiểu sai sót có thể gây ra vi phạm quy định.
Mua Bản Quyền Copilot Studio – Miễn Phí Hỗ Trợ Kỹ Thuật
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ quốc tế và trong nước, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp các gói Copilot Studio với báo giá tốt nhất cũng như tất cả phần mềm/sản phẩm của Microsoft, đặc biệt là doanh nghiệp được miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
- Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
- Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
- Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
- Đối tác của Microsoft có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
- Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 039.8686.950
- Mail: [email protected]
Bài Viết Liên Quan:
Copilot Pro là gì? Tại sao nên dùng Copilot bản quyền? – GADITI VIETNAM
So sánh ChatGPT Plus với Copilot Pro: AI nào tốt hơn? đáng tiền mua hơn? – GADITI VIETNAM
